Otter.ai lève 320 millions de dollars : bien utiliser un assistant de réunion par IA

Ils rejoignent les visioconférences sous un nom discret, enregistrent les échanges, puis envoient un compte rendu à la fin de la réunion : les assistants de réunion par IA sont devenus des participants ordinaires de la vie de bureau. Le 20 octobre 2026, l’un des pionniers du secteur, l’américain Otter.ai, a annoncé un financement de 320 millions de dollars. Avec 40 millions d’utilisateurs revendiqués, l’entreprise veut désormais aller au-delà de la simple transcription, en reliant les réunions aux outils de travail des entreprises. Ces assistants font gagner du temps, mais leur usage pose des questions pratiques et juridiques que tout utilisateur devrait connaître.

Une levée de fonds d’un genre particulier

Le financement provient du Customer Value Fund de General Catalyst, un fonds qui apporte des capitaux sans prendre de part au capital : son rendement est lié aux résultats des dépenses marketing de l’entreprise. Otter n’avait plus levé de fonds depuis 2021 et n’avait réuni jusque-là qu’environ 50 millions de dollars au total, selon le service de données PitchBook cité par TechCrunch. Aucune valorisation n’a été communiquée.

L’entreprise affirme avoir dépassé 100 millions de dollars de revenus récurrents annuels l’an dernier et compter 40 millions d’utilisateurs, contre 25 millions un an plus tôt. Elle compte utiliser ces fonds pour sa croissance auprès des entreprises, son développement international et de nouveaux produits. « La voix est l’une des plus grandes opportunités encore inexploitées de l’IA en entreprise », estime Pranav Singhvi, cofondateur du fonds de General Catalyst.

Ce que font ces assistants

Un assistant de réunion se connecte à l’agenda de l’utilisateur et rejoint automatiquement ses visioconférences, sur Zoom, Teams ou Google Meet, ou enregistre une réunion en présentiel depuis un téléphone. Il produit une transcription de l’échange, identifie les intervenants, puis rédige un résumé avec les décisions prises et les actions à mener.

Otter veut aller plus loin. L’entreprise teste un résumé préparatoire envoyé avant une réunion, qui rappelle le contexte et les échanges précédents avec les mêmes interlocuteurs, et Live Assist, qui permet d’interroger l’assistant pendant la réunion elle-même. La direction marketing de l’entreprise, récemment confiée à Alex Gay, voit une opportunité dans la transformation des transcriptions en feuilles de route concrètes pour les personnes qui enchaînent les réunions.

La concurrence est vive : Fireflies.ai, Granola, Read AI, Fathom, désormais propriété de Superhuman, ou encore les fonctions intégrées par Microsoft, Google et Zoom à leurs propres outils.

Comment l’IA transcrit une réunion

Derrière ces outils, plusieurs briques d’IA travaillent à la suite. Un modèle de reconnaissance vocale convertit d’abord le son en texte. Un second traitement, appelé séparation des locuteurs, attribue chaque passage à la bonne personne, en s’appuyant sur les voix et, en visioconférence, sur les noms affichés. Enfin, un modèle de langage relit l’ensemble pour produire le résumé, repérer les décisions et formuler les tâches à mener. Chaque étape peut introduire des erreurs : un nom propre mal compris, deux voix confondues, une décision résumée trop vite. C’est pourquoi la relecture humaine reste indispensable.

Les fonctions déjà intégrées aux outils de visioconférence

Avant de souscrire un service spécialisé, il vaut la peine de vérifier ce que proposent déjà les outils utilisés dans son entreprise. Microsoft, Google et Zoom ont tous ajouté à leurs logiciels de visioconférence des fonctions de prise de notes et de résumé par IA, souvent incluses dans les abonnements professionnels. Ces fonctions intégrées ont un avantage pratique : les données restent chez le fournisseur déjà choisi par l’entreprise, avec les garanties contractuelles négociées. Les outils spécialisés comme Otter se distinguent surtout par leurs fonctions avancées, comme la recherche dans l’historique de toutes les réunions ou l’envoi de résumés préparatoires.

Les règles à respecter avant d’enregistrer

C’est le point que beaucoup d’utilisateurs négligent. Enregistrer une réunion, c’est collecter des données personnelles : la voix, les propos, parfois l’image des participants. En Europe, le RGPD impose d'informer clairement les personnes concernées du traitement de leurs données, de sa finalité et de sa durée de conservation. Dans un cadre professionnel, l’employeur doit aussi encadrer l’usage de ces outils dans ses règles internes.

Les risques ne sont pas théoriques. Otter a été visé en 2025 aux États-Unis par un recours collectif l’accusant d’enregistrer des conversations professionnelles sans le consentement de tous les participants. Et certaines institutions refusent purement et simplement ces assistants : la Commission européenne a ainsi écarté les agents d’IA de ses réunions en ligne.

Nos conseils pour bien les utiliser

Quelques réflexes permettent de profiter de ces outils sans mauvaise surprise.

• Vérifier les réglages d’adhésion automatique : beaucoup d’assistants rejoignent par défaut toutes les réunions de l’agenda, y compris celles où leur présence n’est pas souhaitable. Mieux vaut choisir réunion par réunion.
• Annoncer l’enregistrement au début de l’échange et préciser à qui le compte rendu sera envoyé.
• Relire le résumé avant de le diffuser : une transcription peut mal attribuer une phrase ou déformer un chiffre, et un résumé automatique peut omettre une nuance importante.
• Exclure les réunions sensibles : entretiens individuels, discussions de ressources humaines, échanges juridiques ou médicaux.
• Contrôler la conservation : supprimer les enregistrements qui ne servent plus et vérifier si les données servent à entraîner les modèles du fournisseur.
• Préférer l’outil validé par son employeur, plutôt qu’un service personnel installé de sa propre initiative.
• Penser aux participants extérieurs : un client, un candidat ou un partenaire n’a pas forcément accepté les règles internes de votre entreprise ; il doit être informé au même titre que les collègues, et pouvoir demander que l’assistant quitte la réunion.

Comment choisir un assistant de réunion ?

Au-delà du prix, quatre critères comptent particulièrement pour un utilisateur européen. La qualité de la transcription en français, variable d’un outil à l’autre, se vérifie sur quelques réunions test. Le lieu de stockage des données, en Europe ou ailleurs, a des conséquences sur la conformité au RGPD. Les options de confidentialité (adhésion manuelle, suppression automatique, désactivation de l’entraînement) font la différence. Enfin, l'intégration aux outils existants, agenda, messagerie, gestion de projet, détermine le temps réellement gagné.

Vers des réunions augmentées

Le financement d’Otter illustre la conviction des investisseurs : la réunion, moment central du travail de bureau, est l’un des terrains les plus prometteurs pour l’IA. Les assistants ne se contenteront bientôt plus d’écouter ; ils prépareront les échanges, répondront aux questions en direct et déclencheront les tâches décidées. Cette évolution promet un gain de temps réel, mais elle renforce l’exigence de transparence : plus un assistant en sait sur les réunions d’une entreprise, plus la question de la protection de ces données devient centrale.