Microsoft 365 : ce que les expériences connectées font à vos documents

Un document Word peut contenir un projet inédit, un tableur Excel peut renfermer des prévisions financières, et une présentation PowerPoint peut dévoiler une stratégie commerciale. Dans Microsoft 365, ces contenus ne restent pas nécessairement isolés de tous les services en ligne : les « expériences connectées » peuvent les analyser pour offrir des fonctions contextuelles. Cette possibilité, présentée par Microsoft comme un moyen d’améliorer l’utilité de ses logiciels, soulève une question simple : jusqu’où les documents des utilisateurs peuvent-ils servir à améliorer l’intelligence artificielle ?

Au 26 novembre 2024, il faut distinguer plusieurs réalités souvent confondues. L’analyse d’un fichier pour fournir une fonction demandée n’est pas automatiquement la même chose que son utilisation pour entraîner un modèle généraliste. De même, une licence figurant dans des conditions d’utilisation n’équivaut pas à une prise de propriété sur le travail d’un client. Ces nuances comptent particulièrement pour les particuliers, les salariés, les établissements scolaires et les entreprises qui confient leurs fichiers à Microsoft 365.

Que sont les expériences connectées de Microsoft 365 ?

Les « Connected Experiences », ou expériences connectées, désignent des fonctionnalités d’Office qui s’appuient sur les services en ligne de Microsoft. Elles peuvent intervenir dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook, entre autres logiciels de la suite. Leur objectif affiché est de fournir des fonctionnalités dont l’application locale ne disposerait pas seule : recommandations, contenus pertinents, aide à la rédaction ou à la présentation, ainsi que d’autres services dépendants du cloud.

Le principe est technique mais assez intuitif. Pour qu’un logiciel puisse formuler une suggestion adaptée au contenu d’une présentation ou d’un document, il doit pouvoir en examiner au moins une partie. Cela peut viser du texte, des images ou des informations associées au fichier, souvent appelées métadonnées. C’est ce traitement qui rend possibles des réponses ou suggestions contextualisées.

Microsoft présente ces expériences comme un outil d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elles ne sont donc pas, dans leur définition, une fonction explicitement présentée comme un mécanisme de collecte systématique de tous les documents destinés à l’entraînement d’un modèle d’IA généraliste. Pourtant, la frontière mérite d’être expliquée avec précision : les traitements de contenu, les règles de conservation, les modalités de désactivation et les usages ultérieurs des données sont au cœur de la confiance accordée à un service numérique.

Les documents Word et Excel servent-ils à entraîner une IA ?

La publication d’origine met en avant le risque que les documents créés dans les logiciels Office deviennent une ressource pour les algorithmes de Microsoft. Cette inquiétude s’inscrit dans un contexte plus large : les entreprises qui développent des modèles d’IA ont besoin d’immenses volumes de données, et les utilisateurs veulent savoir si leurs productions peuvent contribuer à cet effort.

Il convient néanmoins d’éviter un raccourci. Le fait que Microsoft puisse analyser du contenu pour faire fonctionner ou améliorer un service ne permet pas, à lui seul, d’affirmer que chaque document Word ou Excel est intégré à l’entraînement d’un modèle de langage. Au 26 novembre 2024, le partenariat étroit entre Microsoft et OpenAI, ainsi que les investissements de Microsoft dans cette entreprise, alimentent logiquement les interrogations. Mais ce partenariat ne constitue pas une preuve que les fichiers Office des clients servent à entraîner les modèles d’OpenAI.

La question pertinente est donc plus large que celle d’un seul modèle : quelles données sont traitées, dans quel but précis, selon quelles garanties, pendant combien de temps et avec quels moyens de contrôle ? Une information claire devrait permettre de distinguer les données nécessaires à une fonctionnalité ponctuelle, les données utilisées pour améliorer un produit et les données éventuellement mobilisées dans des travaux d’entraînement ou d’évaluation plus généraux.

Dans le cadre professionnel, ce point est d’autant plus important que les documents peuvent contenir des secrets d’affaires, des données personnelles de clients, des éléments de recherche ou des informations couvertes par un accord de confidentialité. Pour un particulier, il peut s’agir de données financières, médicales ou familiales. Quelle que soit la nature du fichier, la prudence repose sur une idée simple : il faut connaître les services en ligne activés avant d’y insérer des données sensibles.

Ce que dit réellement la licence sur les contenus

Le contrat de services de Microsoft comprend une clause par laquelle l’utilisateur accorde à l’entreprise une licence sur son contenu. Dans l’économie des services numériques, ce type de disposition permet au fournisseur de stocker, reproduire, afficher, transmettre ou transformer techniquement des fichiers lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service demandé.

La portée de cette clause peut sembler très vaste, notamment parce qu’elle est formulée pour permettre à Microsoft de fournir ses services, de les protéger et de les améliorer. C’est précisément ce qui suscite des inquiétudes : un utilisateur qui rédige un texte ou établit un tableau peut difficilement déterminer, à la seule lecture d’une interface, quelles opérations techniques sont réellement effectuées sur son contenu.

Mais une licence ne retire pas automatiquement ses droits à l’auteur. Elle est une autorisation d’usage, accordée dans un cadre contractuel. L’utilisateur reste à l’origine de son travail et demeure responsable d’avoir les droits nécessaires sur ce qu’il charge ou partage. La vraie question est celle de la proportionnalité et de la lisibilité de l’autorisation : l’utilisateur comprend-il concrètement ce qu’il accepte, et dispose-t-il d’un choix effectif ?

Pourquoi le réglage par défaut est décisif

Une fonction optionnelle n’offre un véritable choix que si elle est facile à identifier et à modifier. Or, la publication de Cyberciti.biz citée dans la publication d’origine indique que certaines expériences connectées peuvent être activées par défaut et que leur désactivation demande plusieurs manipulations dans les paramètres d’Office.

Le chemin décrit pour les applications Office sur ordinateur est le suivant : Fichier, puis Options, Centre de gestion de la confidentialité, Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, Options de confidentialité, Paramètres de confidentialité et enfin Expériences connectées facultatives. L’utilisateur peut alors décocher la case correspondante. Les intitulés exacts peuvent varier selon la version du logiciel, la langue de l’interface, le système utilisé et les politiques définies par une organisation.

Cette succession de menus peut paraître anodine, mais elle est essentielle. Un réglage enfoui réduit la probabilité qu’un utilisateur non averti le consulte. À l’inverse, un choix clairement présenté au premier démarrage, assorti d’une explication intelligible sur les données traitées, permet un consentement bien plus éclairé.

Les organisations disposent en outre de leviers spécifiques. Sur des appareils Windows administrés, les paramètres peuvent être imposés ou limités par les équipes informatiques, par des politiques avancées ou par des mécanismes de chiffrement. Les salariés et étudiants n’ont donc pas toujours la main sur l’ensemble des options. Ils doivent se rapprocher de leur service informatique ou du responsable de la protection des données lorsque leurs documents comportent des informations sensibles.

Qui est concerné par les expériences connectées ?

Les versions récentes de Microsoft 365 sont particulièrement visées par ce débat. D’après les éléments évoqués dans la publication d’origine, les expériences connectées facultatives concernent les utilisateurs reliés à un compte professionnel ou scolaire. Cette précision est importante : la configuration diffère selon que l’on emploie une licence personnelle, un abonnement fourni par une entreprise ou un compte délivré par un établissement.

L’activation effective peut également dépendre des choix de l’administrateur. Une grande entreprise peut désactiver certaines fonctions pour réduire les risques liés à ses données, tandis qu’une autre peut les laisser accessibles pour bénéficier des fonctions de recommandation et d’assistance. Le statut d’un compte, les règles internes et la version de l’application forment donc un ensemble plus déterminant que le seul fait d’ouvrir un fichier Word.

Pour vérifier sa situation, il est utile de procéder en trois temps :

• identifier le type de compte connecté dans l’application, personnel, professionnel ou scolaire ;
• examiner les réglages de confidentialité et la section consacrée aux expériences connectées ;
• demander à l’administrateur informatique quelles politiques sont appliquées lorsque les options sont grisées ou indisponibles.

Cette vérification ne permet pas de savoir, fichier par fichier, quels traitements ont été appliqués. Elle permet en revanche de comprendre quelles catégories de fonctionnalités en ligne sont autorisées sur l’appareil.

L’enjeu central : la transparence avant la technologie

La controverse autour des documents Office reflète une tension qui dépasse Microsoft. Les logiciels de bureautique deviennent des environnements connectés, capables de corriger, suggérer, résumer, traduire ou aider à mettre en forme. Ces gains d’efficacité sont réels, mais ils reposent souvent sur l’analyse de contenus qui, auparavant, demeuraient essentiellement sur l’ordinateur de leur auteur.

Cette évolution rend indispensable une information à plusieurs niveaux. Les conditions contractuelles doivent expliquer les droits accordés au fournisseur. Les paramètres doivent indiquer clairement quelles fonctions sont actives. Enfin, les entreprises doivent pouvoir décrire de manière compréhensible si les contenus servent seulement à exécuter une commande, à améliorer un service ou à alimenter des travaux d’IA plus larges.

La réglementation sur les données personnelles et les discussions sur le droit d’auteur placent ces questions au premier plan. Les utilisateurs ne demandent pas seulement un bouton « accepter » ou « refuser ». Ils demandent à connaître le parcours de leurs informations, à garder la maîtrise de leurs fichiers sensibles et à disposer de choix pratiques, sans devoir parcourir un labyrinthe de réglages.

Ce qu’il faut surveiller

Dans les prochains mois, plusieurs éléments mériteront l’attention des utilisateurs de Microsoft 365. Le premier concerne la clarté des communications de Microsoft sur les expériences connectées : quelles données sont examinées, pour quels services et sous quelles conditions ? Le deuxième porte sur l’accessibilité des réglages, notamment pour les personnes qui ne maîtrisent pas les paramètres avancés.

Le troisième enjeu est celui de la séparation entre les services Microsoft 365, les fonctions d’IA intégrées aux applications et l’écosystème plus large issu du partenariat avec OpenAI. Plus les assistants génératifs entrent dans les logiciels de travail, plus les entreprises devront détailler les garanties applicables aux données de leurs clients.

Pour l’utilisateur, la meilleure démarche reste concrète : examiner les paramètres de confidentialité, ne pas verser d’informations hautement sensibles dans une fonction en ligne sans en comprendre le fonctionnement, et solliciter son organisation lorsqu’il utilise un compte professionnel ou scolaire. L’IA peut enrichir les outils de bureautique, mais sa légitimité dépendra largement de la confiance que les éditeurs sauront préserver.